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数据告诉你,自动差旅管理有多重要
发布日期:2019-07-24  浏览量:151 来源:祥瑞商旅

在中国,差旅费成为目前企业支出的最大部分之一,约占一个企业年度预算的10%。正如数字反馈给我们的信息,这是一个不小的费用,企业又是怎么去管控的?

无论是在北上广还是二三线城市,许多中小企业仍然在聘请雇员,用人工管理差旅流程,行政人员预订票务、使用旅游预订系统等方式进行着差旅管理。那么,这种情况下,这些中小企业差旅管理成本怎样,企业员工在差旅预订时的感受如何,他们差旅系列行为是否合规?关于这些问题,2016年8月,企业差旅管家产品团队对300多家中小企业进行了调查,同时对中小企业的差旅审批、预订、报销及管理相关差旅流程进行了深入了解。


这项基于中小企业财务管理者及出差人士的调查,共收集了260多份有效的反馈。小编根据调查报告对其中的主要内容进行了编辑整理,希望能为差旅行业研究者及中小企业管理者提供些许参考:

1、差旅申请在绝大多数公司仍然处在人工处理的阶段

55%的受访者表示他们使用电子表格的方式来提交差旅申请,但仍然有高达31%的受访者表示使用纸质的方式来提交他们的差旅申请,只有5%的受访者表示他们正在接触并使用自动化差旅管理软件完成差旅申请

而在使用电子表格的这些受访者中,有47%的人说填写这些表格需要花费他们5到10分钟的时间,另外有18%的受访者表示这可能会占用他们半个小时,甚至更长的时间;80%的受访者证实,他们完成提交并获得审批这些差旅申请表格是在8小时正常工作时间内。

由此可见,使用电子表格对于工作效率的影响有多大,使用纸质的工作效率更加低下,将时间花在这上面,会占用员工完成既定工作任务的时间;而这些生产力的损失积少成多,最终浪费的是雇主的时间和金钱。


2、差旅预订的过程可能导致员工生产力的下降

谈到差旅预订,40%的员工会交给行政人员来处理;因为差旅的预订是一个复杂而耗时的过程,需要研究航班,找到最好的酒店价格,做好其他相关的差旅选择,44%的受访者自己需要花费60分钟甚至更长的工作时间来研究和预订即将到来的商务旅行。

调查中,有40%的受访者的年收入在80000到160000元之间;可见,浪费生产力的成本非常高。


3、有限的航班、地面和酒店类型选择,导致糟糕的员工差旅体验

当被问及他们对于管理平台预订的偏好时,49%的受访者指出,是否全面便捷是一个核心因素。40%的员工希望所有的预订(航空,交通,酒店等)能够在同一个平台比如差旅管理平台上完成;但仍有11%的人认为给予更广泛的出行选择非常重要,希望有不同的选择,来完成他们在旅行中所涉及到的每个元素预订。

另外,我们注意到,在调查的所有中小企业中,6%的企业仍然在使用过时的旅游预订系统,有限的航班、地面和酒店类型选择,直接导致糟糕的员工差旅体验。


4、旅途中消费收据的收集和管理令人不爽

在差旅途中,许多商务旅客的任务之一就是要保存好他们的费用收据,73%的受访者是将所有收据放在同一个地方,比如钱包里,但这样存在丢失的机率,而不安全或者错误的保存方式会导致最后费用报销环节出现各种问题。只有11%的受访者表示,他们会选择使用在线工具来扫描和记录他们的差旅收据。

在受访者中,74%的受访者递交差旅费用报销是按月或按季度进行的,这就需要员工在提交报销前很好的保存收据。另外,对于那些经常需要自己先垫付费用的员工来说,月度和季度的报销频率,可能会导致他们需要很长时间才能拿到报销费用,他们很不爽!


5、费用报告的隐性违规不在少数

当谈到费用报销的真实性时,48%的企业管理者表示,他们公司的差旅政策是直接展示出来的;67%员工们普遍相信诚实合规是最好的原则,会坚持如实报告。不过,虽然绝大多数的受访者表示,会真实记录他们的实际消费,但也有近22%的受访者承认会适当的多报告一些消费。虽然这些是看似微不足道,但对于拥有许多员工的大型公司来说,差旅成本也会因此而迅速增加。

在仍然使用传统方式管理差旅流程的企业,以上现象或多或少会存在,但庆幸的是,许多中小企业管理者的管理理念已经开始转变,他们慢慢意识到,建立专业的自动化企业差旅管理流程是多么重要和迫切,因此,企业差旅管理软件普及率也在快速提升。


作为企业差旅管理行业的风向标,企业差旅管家因为专业受到众多中小企业管理者的青睐;它一直专注于为企业提供一款能够智能出行、企业省钱、员工满意的差旅管理软件;帮助企业实现管控出差成本、提高出行效率和简化差旅流程。面向企业和组织机构,提供新型的管家式差旅服务,利用移动互联网技术,服务每一个企业,同时无缝对接组织的差旅政策,让差旅的过程合规、合法,从整体上降低差旅成本,优化企业差旅内部管理,让员工拥有更好的差旅体验。

 

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